Para secretaria, direção do clube e pro shop
A caixa de achados, bem organizada desde o início
Esta página reúne tudo o que a vossa equipa precisa de saber: como registar um taco encontrado, o que acontece a seguir, onde devem ficar os códigos QR e que perguntas costumam surgir. Podem imprimir a página e deixá-la na secretaria.
Num relance
- 1Inscrever o clube. Uma só vez, gratuito e sem contrato. Depois recebem por e-mail o vosso link de registo pessoal.
- 2Registar o achado. Abrir o link, escolher o tipo de taco, enviar. O clube de golfe, a data do achado e o local de guarda já vêm preenchidos.
- 3Confirmar o dono. Se houver um aviso de perda que corresponda, recebem um e-mail. O golfista descreve o seu taco e vocês decidem se a descrição está certa.
- 4Entregar. Combinar a recolha, pedir um documento de identificação e clicar em «Concluído».
Quem perdeu algo regista a perda ele próprio no nosso site. A vossa secretaria regista apenas os achados. A comparação, a notificação e o contacto com o dono ficam connosco.
Inscrever o clube
A inscrição está na página de parceiros. Precisam de três dados: o vosso nome, o nome do clube de golfe e um endereço de e-mail. O site e a mensagem são facultativos.
O melhor é inscreverem-se com o endereço da secretaria, ou seja, um endereço do domínio do vosso clube. Se corresponder ao clube que consta do nosso diretório, o clube fica ativado de imediato. Com um endereço privado (Gmail, Outlook e semelhantes), verificamos a inscrição manualmente. Recebem então um breve e-mail a dizer que estamos a verificar e, depois da aprovação, o e-mail de boas-vindas.
No e-mail de boas-vindas estão o vosso link de registo pessoal, o endereço da página do vosso clube e o caminho para o material de impressão. Guardem esse e-mail.
Registar um achado
Abram o vosso link de registo: no e-mail de boas-vindas, através de um marcador ou a partir da área do clube. O nome do vosso clube já está definido no formulário.
Só dois dados são obrigatórios
- O que foi encontrado? O tipo de taco, por exemplo driver, ferro, wedge ou putter.
- Data do achado. Já vem preenchida com a data de hoje. Para um taco antigo da caixa, marquem «Data desconhecida – taco antigo da caixa de achados».
O que facilita a procura
- Fotos: até três, tiradas diretamente com a câmara do telemóvel. A partir da foto, o formulário preenche previamente o tipo de taco e a marca, se esses campos ainda estiverem vazios. Vejam rapidamente se está certo.
- Em «Mais detalhes (opcional)»: buraco, marca e modelo, local de guarda, descrição, número de série e o vosso primeiro nome. Tudo facultativo.
- Número de série: costuma estar na haste ou na cabeça do taco. Se o dono indicar o mesmo número, conta logo como correspondência.
A caixa cheia de uma só vez
Para o stock antigo existe a opção «Registar vários tacos seguidos». A data do achado e o local de guarda mantêm-se de um registo para o seguinte, e vocês só escolhem o tipo e tiram a foto.
Várias pessoas na equipa
Abram o link de registo em cada dispositivo que a vossa equipa usa: o PC do balcão, o tablet e o telemóvel de serviço. O dispositivo fica a lembrar-se do clube durante um ano e, depois, entra-se diretamente em /club-portal, sem e-mail. No telemóvel vale a pena adicionar a página ao ecrã principal. Com «Alertas de correspondência neste dispositivo», o dispositivo envia uma notificação quando um dono se apresenta.
Perderam o link? Na área do clube, introduzam o endereço do clube e recebem-no de novo por e-mail.
O que acontece depois do registo
A comparação
Cada achado é comparado com todos os avisos de perda: marca, tipo de taco, campo de golfe, data e as descrições dos dois lados. Isto funciona além das fronteiras do campo e do país, e os avisos em aberto voltam a ser comparados todas as manhãs. Uma perda que só seja comunicada na semana seguinte também encontra o vosso achado.
Na área do clube veem ainda, em cada achado em aberto, até três avisos de perda que poderão corresponder. Se tiverem a certeza de que um deles é o certo, cliquem em «Pode corresponder – avisar o golfista». O golfista é então notificado e, mesmo assim, tem de descrever o seu taco.
A prova de propriedade
Quando dois avisos correspondem, os dois lados recebem um e-mail. O golfista tem então de descrever como reconhece o seu taco e dispõe de, no máximo, três tentativas para isso. Assim que a descrição chega, recebem outro e-mail com o botão «Verificar a prova».
Leem a descrição e comparam-na com o taco que têm na mão. Se corresponder, confirmam. Se não corresponder, recusam e o golfista pode tentar de novo. Se uma prova ficar por tratar, lembramos-vos ao fim de dois dias.
O contacto
Depois da vossa confirmação, abre-se um chat. Os dois lados escrevem através de nós e nenhum vê o endereço de e-mail do outro. É aí que combinam a recolha.
A entrega
Na recolha, peçam por favor um documento de identificação. Ao concluir, podem assinalar «Documento de identificação visto na entrega». Apenas essa marca é guardada, sem nome nem número do documento.
Depois, cliquem em «Concluído». Os dois lados recebem um e-mail de encerramento e o achado desaparece da vossa lista de abertos.
Códigos QR e cartazes: o que vai onde
Dois tipos de links, que não devem ser confundidos.
O vosso link de registo pessoal é o acesso à área do clube. Quem o tem pode registar achados para o vosso clube e ver os vossos processos. Pertence à secretaria e nunca a um quadro de avisos. Se alguma vez se tornou público, escrevam-nos. Recebem um novo e o antigo deixa de valer.
Os códigos QR nos cartazes levam ao formulário público de registo. Com o link do clube, o aviso chega diretamente ao vosso clube, mas ninguém ganha acesso aos vossos processos.
O material está na vossa área do clube, em «Material», em PDF para imprimir e em muitos idiomas, entre os quais alemão, inglês, francês, espanhol, português e neerlandês.
Onde cada código rende mais
| Local | O que fica lá | Quem vê |
|---|---|---|
| Caixa de achados | Autocolante com o link do clube | Quem entrega um taco pode logo registá-lo. |
| Atrás do balcão | Instruções para a secretaria | A vossa equipa, incluindo substitutos e ajudantes. |
| Quadro de avisos, entrada da casa do clube | Cartaz com os dois códigos | Sócios que acabaram de dar pela falta de algo. |
| Sala dos caddies, sala dos sacos, casa do starter | Flyer com o link do clube | Greenkeepers, starters e jogadores que encontram algo. |
| Pro shop, balcão, halfway house | Postais para levar | Jogadores convidados que só em casa dão pela falta de algo. |
| Site do clube | Link para a página do vosso clube, com a insígnia do clube | Quem procura costuma chegar primeiro ao vosso site. |
| Newsletter, revista do clube, redes sociais | Imagens do pacote de media | Todos os sócios; ideal no início da época. |
Para que o código também seja lido
- Imprimir em tamanho original, ou seja, a 100 % e não «ajustar à página».
- Depois de afixado, testar uma vez com o vosso próprio telemóvel.
- À altura dos olhos e com boa luz. Atrás de vidro com reflexos, alguns códigos leem-se mal.
- Se a caixa estiver no exterior ou na sala dos caddies, plastifiquem o autocolante ou mandem-no imprimir em material resistente às intempéries.
Um procedimento fixo para a equipa
Funciona melhor quando toda a equipa faz o mesmo gesto. Uma sugestão que podem adaptar ao vosso clube:
- 1Chega um taco: registar no mesmo dia, com uma foto tirada no telemóvel.
- 2Etiqueta: data do achado e a vossa sigla num pedaço de fita-cola de pintor na haste, ou num papel com fita adesiva. Assim, qualquer pessoa volta a encontrar o taco mais tarde.
- 3Para a caixa ou para o local que indicaram no formulário.
- 4E-mail «Verificar a prova»: comparar a descrição com o taco, confirmar ou recusar.
- 5Recolha: pedir o documento de identificação, assinalar a marca, clicar em «Concluído».
- 6Uma vez por mês: comparar a lista de abertos na área do clube com a caixa. O que já lá não estiver, marcar como devolvido.
Pequenos gestos que dão resultado
- Três fotos, três ângulos: uma do taco inteiro, uma da cabeça com a marca e o modelo, e uma do que o torna especial, como o grip, uma gravação ou um autocolante.
- A capa fica junto: se o taco veio com capa, juntem os dois com um elástico. A capa é muitas vezes aquilo por que o dono o reconhece.
- Ordenar por data: os achados novos ao fundo da caixa, os mais antigos à frente. Assim a comparação mensal é rápida.
- Prateleira de reservados: quando uma prova está confirmada, ponham o taco num lugar à parte, com um papel «reservado» e a data. Assim ninguém o entrega por engano a outra pessoa.
- Caminho curto desde o campo: peçam aos greenkeepers, starters e caddie masters que levem logo os tacos encontrados para a secretaria. O que fica uma semana na sala perde uma semana.
- Instruir quem substitui: mostrem uma vez ao ajudante o link de registo no dispositivo. As instruções atrás do balcão tratam do resto.
Perguntas frequentes
Quanto custa?
Nada. Não há contrato, nem duração mínima, nem aplicação, nem conta. Podem deixar de usar a qualquer momento com um breve e-mail para [email protected].
Quem está por trás disto?
Louis Konopatzki; os dados estão no aviso legal. Se algum dia encerrarmos o site, avisamos cada clube com três meses de antecedência.
Temos de registar as perdas dos nossos sócios?
Não. O link de registo destina-se apenas a achados. Quem perdeu algo regista-o ele próprio em /lost. O cartaz com os dois códigos ajuda nisso.
Quem vê o endereço de e-mail da nossa secretaria?
Ninguém. A correspondência, a prova e o chat passam por nós, e os dois lados permanecem anónimos um para o outro.
Como reconheço o verdadeiro dono?
Pela descrição que ele tem de enviar antes de qualquer contacto. Comparem-na com o taco: marca e modelo, por si sós, são um indício fraco; um grip, uma gravação ou um entalhe são um indício forte. Em caso de dúvida, recusem, e o golfista pode completar. Na recolha, ele mostra-vos um documento de identificação.
Podemos também enviar os tacos pelo correio?
Não incluímos um processo de envio; a ideia é a recolha. Se quiserem enviar, combinem a morada e o porte no chat com o dono.
Quanto tempo fica um achado online?
360 dias. Depois, o aviso é encerrado. Durante quanto tempo guardam realmente os tacos, é o vosso clube que decide. Se entregarem um taco antes disso, escrevam-nos brevemente e encerramos o aviso.
Temos uma caixa cheia do ano passado. Ainda vale a pena?
Sim, sobretudo esses. Marquem «Data desconhecida» e usem «Registar vários tacos seguidos». Alguns golfistas continuam à procura meses depois.
Os nossos hóspedes vêm do estrangeiro. Percebem isto?
O site existe em 24 idiomas. O golfista recebe os e-mails no seu idioma e vocês no vosso.
Vários colaboradores, um clube: como funciona?
Todos usam o mesmo link de registo. Abram-no uma vez em cada dispositivo e, depois, o dispositivo reconhece o clube durante um ano. Podem indicar o primeiro nome no formulário, para a equipa saber quem registou o achado.
O link de registo ficou por engano no quadro de avisos. E agora?
Retirem-no e escrevam-nos. Recebem um novo link e o antigo deixa de valer.
O que ganha o nosso clube com isto?
Menos telefonemas, uma caixa mais vazia e hóspedes satisfeitos. Além disso, uma página própria do clube, com o vosso logótipo se quiserem. A partir de 3 achados comunicados, o vosso clube recebe a insígnia Par, a partir de 10 a Birdie, a partir de 25 a Eagle, e a insígnia pode ser integrada no vosso site.
Como fica a proteção de dados?
Guardamos apenas o que é necessário para a comparação e a devolução. O que exatamente e durante quanto tempo está na política de privacidade. Nunca guardamos dados de documentos de identificação, apenas a marca a indicar que viram um.
Temos uma pergunta que não está aqui.
Escrevam para [email protected] ou usem o chat de ajuda em baixo, à direita. Responde uma pessoa; no chat, primeiro um assistente.
Lista de verificação
Para imprimir e ir assinalando durante a configuração.
- Clube inscrito com o endereço da secretaria
- E-mail de boas-vindas com o link de registo guardado
- Link de registo aberto em cada dispositivo da secretaria
- Adicionado ao ecrã principal do telemóvel de serviço
- Autocolante da caixa de achados com o link do clube, na caixa
- Instruções para a secretaria atrás do balcão
- Cartaz no quadro de avisos ou na entrada
- Flyer na sala dos caddies ou na sala dos sacos
- Postais no balcão ou no pro shop
- Link para a página do clube no site do clube
- Sócios informados na newsletter
- Stock antigo da caixa registado
- A equipa conhece o procedimento: registar, verificar, documento de identificação, Concluído