De bak met gevonden voorwerpen, één keer goed ingericht

In één oogopslag

Uw kast met gevonden voorwerpen, digitaal. Elke vondst staat met foto in uw lijst en is meteen te vinden als iemand aan de balie vraagt. U ziet ook wie welke club wanneer heeft meegegeven. Gratis en zonder inloggen, ook op de tablet. En meldt de eigenaar zich bij ons, dan hoort u het per e-mail.

1. 1
   Club aanmelden. Eenmalig, gratis en zonder contract. Daarna ontvangt u per e-mail uw persoonlijke meldlink.
2. 2
   Vondst melden. Link openen, type golfclub kiezen, versturen. Club, vinddatum en bewaarplaats zijn al ingevuld.
3. 3
   Eigenaar controleren. Past er een verliesmelding, dan krijgt u een e-mail. De golfer beschrijft zijn golfclub en u beslist of de beschrijving klopt.
4. 4
   Overdragen. Het ophalen afspreken, een identiteitsbewijs laten zien, op “Afgerond” klikken.

Wie iets kwijt is, meldt dat zelf op onze website. Uw secretariaat meldt alleen de vondsten. De vergelijking, de berichten en het contact met de eigenaar nemen wij op ons.

Uw club aanmelden

De aanmelding staat op de partnerpagina. U heeft drie gegevens nodig: uw naam, de naam van de club en een e-mailadres. Website en bericht zijn optioneel.

Meld u bij voorkeur aan met het adres van het secretariaat, dus een adres op het domein van uw club. Past het bij de club die in ons overzicht staat, dan is uw club meteen geactiveerd. Bij een privéadres (Gmail, Outlook en dergelijke) controleren we de aanmelding eerst met de hand. U krijgt dan een kort bericht dat we controleren, en na goedkeuring de welkomstmail.

In de welkomstmail staan uw persoonlijke meldlink, het adres van uw clubpagina en de weg naar het drukmateriaal. Bewaar deze mail.

Een vondst melden

Open uw meldlink: vanuit de welkomstmail, via een bladwijzer of via het clubgedeelte. De naam van uw club staat al vast in het formulier.

Verplicht zijn maar twee gegevens

• Wat is er gevonden? Het type golfclub, bijvoorbeeld driver, ijzer, wedge of putter.
• Vinddatum. Die staat al op vandaag. Voor een oudere golfclub uit de bak zet u een vinkje bij “Datum onbekend”.

Wat het zoeken makkelijker maakt

• Foto’s: tot drie, rechtstreeks met de camera van uw telefoon. Uit de foto vult het formulier type en merk alvast in, als die velden nog leeg zijn. Kijk even of het klopt.
• Onder “Meer gegevens (optioneel)”: hole, merk en model, bewaarplaats, omschrijving, serienummer en uw voornaam. Alles is vrijwillig.
• Serienummer: staat meestal op de shaft of de clubkop. Geeft de eigenaar hetzelfde nummer op, dan geldt dat meteen als match.

De hele bak in één keer

Voor oudere vondsten is er het vinkje “Meerdere golfclubs achter elkaar invoeren”. Vinddatum en bewaarplaats blijven dan van melding tot melding staan; u kiest alleen nog het type en maakt de foto.

Meerdere mensen in het team

Open de meldlink op elk apparaat dat uw team gebruikt: de pc aan de balie, de tablet en de telefoon van de club. Het apparaat onthoudt uw club daarna een jaar, en via /club-portal komt u dan zonder e-mail meteen binnen. Op de telefoon is het handig de pagina aan het startscherm toe te voegen. Met “Pushmelding bij een match op dit apparaat” geeft het apparaat een signaal zodra een eigenaar zich meldt.

Link kwijt? Vul in het clubgedeelte het adres van de club in, dan krijgt u hem opnieuw per e-mail.

Wat er na het melden gebeurt

De vergelijking

Elke vondstmelding wordt vergeleken met alle verliesmeldingen: merk, type golfclub, golfbaan, datum en de omschrijvingen van beide kanten. Dat werkt over baan- en landsgrenzen heen, en open meldingen worden elke ochtend opnieuw vergeleken. Een verlies dat pas volgende week wordt gemeld, vindt uw vondst dus alsnog.

In het clubgedeelte ziet u bij elke open vondst bovendien tot drie verliesmeldingen die zouden kunnen passen. Weet u zeker dat een ervan de juiste is, klik dan op “Zou kunnen passen – golfer informeren”. De golfer krijgt dan bericht en moet zijn golfclub toch nog beschrijven.

Het bewijs van eigendom

Passen twee meldingen bij elkaar, dan krijgen beide kanten een e-mail. De golfer moet dan beschrijven waaraan hij zijn golfclub herkent, met hooguit drie pogingen. Zodra zijn beschrijving binnen is, krijgt u een tweede e-mail met de knop “Bewijs controleren”.

U leest de beschrijving en vergelijkt die met de golfclub in uw hand. Klopt ze, dan bevestigt u. Klopt ze niet, dan wijst u af en kan de golfer het nog eens proberen. Blijft een bewijs liggen, dan herinneren we u na twee dagen.

Het contact

Na uw bevestiging opent een chat. Beide kanten schrijven via ons, geen van beiden ziet het e-mailadres van de ander. Daar spreekt u het ophalen af.

De overdracht

Laat bij het ophalen een identiteitsbewijs zien. Bij het afsluiten kunt u “Identiteitsbewijs gezien bij het ophalen” aanvinken. Alleen dit vinkje wordt opgeslagen, geen naam en geen documentnummer.

Klik daarna op “Afgerond”. Beide kanten krijgen een afsluitende e-mail en de vondst verdwijnt van uw open lijst.

QR-codes en affiches: wat hoort waar

Het materiaal staat in uw clubgedeelte onder “Materiaal”, als pdf om af te drukken en in veel talen, waaronder Nederlands, Duits, Engels, Frans, Spaans en Portugees.

Waar welke code het meeste oplevert

Zodat de code ook scant

• Afdrukken op ware grootte, dus 100 % en niet “aanpassen aan pagina”.
• Na het ophangen één keer testen met uw eigen telefoon.
• Op ooghoogte en bij goed licht. Achter spiegelend glas scant sommige code slecht.
• Staat de bak buiten of in de caddiehal, laat de sticker dan lamineren of weerbestendig afdrukken.

Een vaste werkwijze voor het team

Het werkt het best als iedereen in het team dezelfde handeling doet. Een voorstel dat u op uw club kunt afstemmen:

1. 1
   Er komt een golfclub binnen: nog dezelfde dag melden, met een foto van de telefoon.
2. 2
   Label eraan: vinddatum en uw initialen op een stukje afplaktape om de shaft, of een briefje met plakband. Zo vindt iedereen de golfclub later terug.
3. 3
   In de bak of op de plek die u in het formulier heeft opgegeven.
4. 4
   Mail “Bewijs controleren”: de beschrijving vergelijken met de golfclub, bevestigen of afwijzen.
5. 5
   Ophalen: identiteitsbewijs laten zien, vinkje zetten, op “Afgerond” klikken.
6. 6
   Eén keer per maand: de open lijst in het clubgedeelte vergelijken met de bak. Wat er niet meer is, markeert u als teruggegeven.

Kleine handelingen die zich bewijzen

• Drie foto’s, drie hoeken: één van de hele golfclub, één van de kop met merk en model, en één van wat hem bijzonder maakt, bijvoorbeeld de grip, een gravure of een sticker.
• Headcover blijft erbij: kwam de golfclub met een headcover binnen, leg beide dan met een elastiekje bij elkaar. De headcover is vaak waaraan de eigenaar hem herkent.
• Sorteren op datum: nieuwe vondsten achter in de bak, de oudste vooraan. Dan gaat de maandelijkse vergelijking snel.
• Een “gereserveerd”-plek: is een bewijs bevestigd, leg de golfclub dan met een briefje “gereserveerd” en de datum op een aparte plek. Dan geeft niemand hem per ongeluk aan een ander mee.
• Korte weg van de baan: vraag greenkeepers, starters en de caddiemaster gevonden golfclubs meteen naar het secretariaat te brengen. Wat een week in de hal ligt, verliest een week.
• Invallers wegwijs maken: laat de hulpkracht de meldlink één keer op het apparaat zien. De handleiding achter de balie doet de rest.

Veelgestelde vragen

Checklist om af te vinken

Om af te drukken en af te vinken tijdens het inrichten.

• Club aangemeld met het adres van het secretariaat
• Welkomstmail met de meldlink bewaard
• Meldlink geopend op elk apparaat van het secretariaat
• Aan het startscherm van de telefoon van de club toegevoegd
• Sticker met clublink op de bak
• Handleiding voor het secretariaat achter de balie
• Poster op het prikbord of bij de ingang
• Flyer in de caddiehal of tassenruimte
• Ansichtkaarten bij de balie of in de proshop
• Link naar de clubpagina op de clubwebsite
• Leden geïnformeerd in de nieuwsbrief
• Oudere vondsten uit de bak ingevoerd
• Team kent de werkwijze: melden, controleren, identiteitsbewijs, Afgerond