Pour le secrétariat, la direction du golf et le pro shop

Le bac des objets trouvés, enfin bien en place

Cette page réunit tout ce que votre équipe doit savoir : comment signaler un club trouvé, ce qui se passe ensuite, où afficher les QR codes et les questions qui reviennent le plus souvent. Vous pouvez l’imprimer et la ranger au secrétariat.

En un coup d’œil

1
Inscrire votre golf. Une seule fois, gratuitement et sans contrat. Vous recevez ensuite votre lien de signalement personnel par e-mail.
2
Signaler une trouvaille. Ouvrez le lien, choisissez le type de club, envoyez. Le golf, la date de la trouvaille et le lieu de conservation sont déjà renseignés.
3
Vérifier le propriétaire. Si un signalement de perte correspond, vous recevez un e-mail. Le golfeur décrit son club, et vous décidez si la description est exacte.
4
Remettre le club. Convenez de la remise, faites montrer une pièce d’identité, cliquez sur « Terminé ».

Celui qui a perdu un club le signale lui-même sur notre site. Votre secrétariat ne signale que les trouvailles. Nous nous chargeons de la comparaison, des notifications et du contact avec le propriétaire.

Inscrire votre golf

L’inscription se trouve sur la page partenaires. Il vous faut trois informations : votre nom, le nom du golf et une adresse e-mail. Le site web et le message sont facultatifs.

Le mieux est de vous inscrire avec l’adresse du secrétariat, c’est-à-dire une adresse sur le domaine de votre golf. Si elle correspond au golf de notre annuaire, votre golf est activé immédiatement. Avec une adresse privée (Gmail, Outlook et autres), nous vérifions d’abord l’inscription à la main. Vous recevez alors un court e-mail pour vous dire que nous vérifions, puis l’e-mail de bienvenue après validation.

L’e-mail de bienvenue contient votre lien de signalement personnel, l’adresse de la page de votre golf et l’accès au matériel à imprimer. Conservez-le.

D’abord essayer ? L’essai vous montre le formulaire du secrétariat avec des données d’exemple. Rien n’y est enregistré et personne n’est prévenu.

Signaler une trouvaille

Ouvrez votre lien de signalement : depuis l’e-mail de bienvenue, depuis un favori ou depuis l’espace club. Le nom de votre golf est déjà fixé dans le formulaire.

Deux informations seulement sont obligatoires

Qu’a-t-on trouvé ? Le type de club, par exemple driver, fer, wedge ou putter.
Date de la trouvaille. Elle est déjà réglée sur aujourd’hui. Pour un vieux club sorti du bac, cochez « Date inconnue ».

Ce qui facilite la recherche

Photos : jusqu’à trois, prises directement avec l’appareil photo du téléphone. À partir de la photo, le formulaire préremplit le type de club et la marque si ces champs sont encore vides. Vérifiez rapidement que c’est correct.
Sous « Autres informations (facultatif) » : trou, marque et modèle, lieu de conservation, description, numéro de série et votre prénom. Tout est facultatif.
Numéro de série : il est le plus souvent gravé sur le manche ou sur la tête du club. Si le propriétaire indique le même numéro, c’est aussitôt une correspondance.

Ce qui est visible publiquement : le type de club, le golf et la date. La marque, le modèle, la description et le numéro de série restent cachés, car ce sont eux qui vous servent ensuite à vérifier que la bonne personne se présente. Notez donc sans hésiter tout ce qui vous frappe : la prise rouge, les initiales sur le manche, l’encoche sous la semelle.

Tout le bac d’un coup

Pour les anciennes trouvailles, il existe la case « Saisir plusieurs clubs à la suite ». La date de la trouvaille et le lieu de conservation restent alors préremplis d’un signalement à l’autre ; vous ne choisissez plus que le type et prenez la photo.

Plusieurs personnes dans l’équipe

Ouvrez le lien de signalement sur chaque appareil que votre équipe utilise : l’ordinateur du comptoir, la tablette et le téléphone de service. L’appareil retient ensuite votre golf pendant un an, et /club-portal vous y donne accès directement, sans e-mail. Sur le téléphone, il est utile d’ajouter la page à l’écran d’accueil. Avec « Notifications push de correspondance sur cet appareil », l’appareil vous alerte quand un propriétaire se manifeste.

Lien perdu ? Saisissez l’adresse du golf dans l’espace club et vous le recevrez de nouveau par e-mail.

Ce qui se passe après le signalement

La comparaison

Chaque trouvaille est comparée à tous les signalements de perte : marque, type de club, golf, date et descriptions des deux côtés. Cela fonctionne au-delà des limites du golf et du pays, et les signalements ouverts sont comparés de nouveau chaque matin. Une perte signalée seulement la semaine prochaine retrouvera donc quand même votre trouvaille.

Pour chaque trouvaille ouverte, l’espace club affiche en outre jusqu’à trois signalements de perte qui pourraient correspondre. Si vous êtes sûr que l’un d’eux est le bon, cliquez sur « Pourrait correspondre – prévenir le golfeur ». Le golfeur est alors prévenu et doit tout de même décrire son club.

La preuve de propriété

Quand deux signalements concordent, les deux côtés reçoivent un e-mail. Le golfeur doit alors décrire à quoi il reconnaît son club, avec trois essais au maximum. Dès que sa description est arrivée, vous recevez un deuxième e-mail avec le bouton « Vérifier la preuve ».

Vous lisez la description et la comparez avec le club que vous avez en main. Si elle correspond, vous confirmez. Sinon, vous refusez, et le golfeur peut réessayer. Si une preuve reste en attente, nous vous le rappelons au bout de deux jours.

Le contact

Après votre confirmation, une messagerie s’ouvre. Les deux côtés écrivent par notre intermédiaire, aucun ne voit l’adresse e-mail de l’autre. C’est là que vous convenez de la remise.

La remise

Lors de la remise, faites-vous montrer une pièce d’identité. En clôturant le dossier, vous pouvez cocher « Pièce d’identité vue lors de la remise ». Seule cette case est enregistrée, ni nom ni numéro de pièce.

Cliquez ensuite sur « Terminé ». Les deux côtés reçoivent un e-mail de clôture, et la trouvaille disparaît de votre liste ouverte.

Le propriétaire vous appelle directement ? C’est très bien aussi. Marquez la trouvaille comme « Restitué » dans l’espace club pour qu’elle n’apparaisse plus comme ouverte.

QR codes et affichages : ce qui va où

Deux sortes de liens, à ne pas confondre.

Votre lien de signalement personnel est l’accès à l’espace de votre golf. Quiconque le possède peut signaler des trouvailles pour votre golf et voir vos dossiers. Sa place est au secrétariat, jamais sur un panneau d’affichage. S’il est tout de même devenu public, écrivez-nous. Vous en recevrez un nouveau, et l’ancien cessera d’être valable.

Les QR codes des affichages mènent au formulaire de signalement public. Avec le lien du golf, le signalement arrive directement chez vous, mais personne n’obtient pour autant l’accès à vos dossiers.

Le matériel se trouve dans votre espace club sous « Matériel », en PDF à imprimer et dans de nombreuses langues, dont le français, l’allemand, l’anglais, l’espagnol, le portugais et le néerlandais.

**Autocollant pour le bac, A5.** Sur le bac ou juste au-dessus. Imprimez la version avec le lien du golf : chaque signalement venant de là revient alors directement à votre golf.

**Mode d’emploi pour le secrétariat, A4.** Au mur derrière le comptoir. Il est destiné à votre équipe, y compris au remplaçant du week-end, et n’a donc pas sa place sur la porte d’entrée.

**Affiche, A4.** Deux codes : « Club perdu » et « Club trouvé ». Pour le panneau d’affichage ou l’entrée du club-house.

**Flyer, A4.** Pour ceux qui trouvent un club, avec le lien du golf. Là où les clubs réapparaissent : local des caddies, local à sacs, cabane du starter.

**Carte postale, A6, recto verso.** À emporter, au comptoir, au pro shop ou au halfway.

Où chaque code est le plus utile

Lieu	Ce qu’on y affiche	Qui le voit
Bac des objets trouvés	Autocollant avec le lien du golf	Celui qui dépose un club peut le signaler lui-même sur-le-champ.
Derrière le comptoir	Mode d’emploi pour le secrétariat	Votre équipe, y compris les remplaçants et les extras.
Panneau d’affichage, entrée du club-house	Affiche avec les deux codes	Les membres qui cherchent quelque chose.
Local des caddies, local à sacs, cabane du starter	Flyer avec le lien du golf	Greenkeepers, starters et joueurs qui trouvent quelque chose.
Pro shop, comptoir, halfway	Cartes postales à emporter	Les joueurs de passage qui ne s’aperçoivent qu’une fois chez eux qu’il leur manque quelque chose.
Site web du golf	Lien vers la page de votre golf, plus le badge du club	Celui qui cherche arrive le plus souvent d’abord sur votre site.
Newsletter, revue du club, réseaux sociaux	Images du kit média	Tous les membres, idéal en début de saison.

Pour que le code se scanne bien

Imprimer en taille réelle, soit 100 % et non « ajuster à la page ».
Le tester une fois avec votre propre téléphone après l’avoir accroché.
À hauteur des yeux et sous une bonne lumière. Derrière une vitre réfléchissante, certains codes se scannent mal.
Si le bac est dehors ou dans le local des caddies, plastifiez l’autocollant ou faites-le imprimer résistant aux intempéries.

Une routine pour l’équipe

Cela fonctionne le mieux quand tout le monde dans l’équipe fait le même geste. Une proposition que vous pouvez adapter à votre golf :

1
Un club arrive : le signaler le jour même, avec une photo prise au téléphone.
2
Une étiquette dessus : la date de la trouvaille et vos initiales sur un bout de ruban de masquage collé au manche, ou un papier fixé avec du ruban adhésif. Chacun peut ainsi retrouver le club plus tard.
3
Dans le bac ou à l’endroit indiqué dans le formulaire.
4
E-mail « Vérifier la preuve » : comparer la description avec le club, confirmer ou refuser.
5
Remise : faire montrer une pièce d’identité, cocher la case, cliquer sur « Terminé ».
6
Une fois par mois : comparer la liste ouverte de l’espace club avec le bac. Ce qui n’y est plus se marque comme restitué.

Petits gestes qui ont fait leurs preuves

Trois photos, trois angles : une du club entier, une de la tête avec la marque et le modèle, une de ce qui le rend particulier, par exemple la prise, une gravure ou un autocollant.
Le couvre-club reste avec : si le club est arrivé avec son couvre-club, attachez les deux ensemble avec un élastique. Le couvre-club est souvent ce à quoi le propriétaire le reconnaît.
Classer par date : les nouvelles trouvailles au fond du bac, les plus anciennes devant. La vérification mensuelle va alors vite.
Un emplacement « réservé » : quand une preuve est confirmée, rangez le club à part avec un papier « réservé » et la date. Ainsi, personne ne le remet par erreur à quelqu’un d’autre.
Un chemin court depuis le parcours : demandez aux greenkeepers, aux starters et au caddie master d’apporter tout de suite les clubs trouvés au secrétariat. Un club qui reste une semaine dans le local perd une semaine.
Briefer les remplaçants : montrez une fois le lien de signalement à l’extra sur l’appareil. Le mode d’emploi derrière le comptoir fait le reste.

Questions fréquentes

Combien cela coûte-t-il ?

Rien. Pas de contrat, pas de durée minimale, pas d’appli et pas de compte. Vous pouvez arrêter à tout moment par un court e-mail à [email protected].

Qui est derrière tout cela ?

Louis Konopatzki, coordonnées dans les mentions légales. Si nous devions un jour fermer le site, nous préviendrions chaque golf trois mois à l’avance.

Devons-nous signaler les pertes de nos membres ?

Non. Le lien de signalement ne sert que pour les trouvailles. Celui qui a perdu quelque chose le signale lui-même sur /lost. L’affiche avec les deux codes y contribue.

Qui voit l’adresse e-mail de notre secrétariat ?

Personne. Les correspondances, la preuve et la messagerie passent par nous, et les deux côtés restent anonymes l’un pour l’autre.

À quoi reconnais-je le bon propriétaire ?

À la description qu’il doit envoyer avant tout contact. Comparez-la avec le club : la marque et le modèle seuls sont peu probants, une prise, une gravure ou une encoche le sont beaucoup plus. En cas de doute, refusez ; le golfeur peut compléter. Lors de la remise, il vous montre une pièce d’identité.

Pouvons-nous aussi expédier les clubs ?

Nous n’avons pas prévu d’envoi ; la remise sur place est la solution prévue. Si vous souhaitez expédier, convenez de l’adresse et des frais de port avec le propriétaire dans la messagerie.

Combien de temps une trouvaille reste-t-elle en ligne ?

360 jours. Ensuite, le signalement est clôturé. La durée pendant laquelle vous conservez réellement les clubs dépend de votre golf. Si vous remettez un club plus tôt, écrivez-nous brièvement et nous clôturons le signalement.

Nous avons un bac plein de l’an dernier. Cela vaut-il encore la peine ?

Oui, justement celui-là. Cochez « Date inconnue » et utilisez « Saisir plusieurs clubs à la suite ». Certains golfeurs cherchent encore des mois plus tard.

Nos visiteurs viennent de l’étranger. Comprendront-ils ?

Le site existe en 24 langues. Le golfeur reçoit ses e-mails dans sa langue, vous dans la vôtre.

Plusieurs collaborateurs, un seul golf : comment faire ?

Tous utilisent le même lien de signalement. Ouvrez-le une fois sur chaque appareil, ensuite l’appareil reconnaît le golf pendant un an. Vous pouvez saisir votre prénom dans le formulaire pour que l’équipe sache qui a enregistré la trouvaille.

Le lien de signalement s’est retrouvé par erreur sur le panneau d’affichage. Que faire ?

Le retirer et nous écrire. Vous recevez un nouveau lien, et l’ancien n’est alors plus valable.

Qu’y gagne notre golf ?

Moins d’appels téléphoniques, un bac plus vide et des visiteurs satisfaits. Plus une page à vous pour votre golf, avec votre logo si vous le souhaitez. À partir de 3 trouvailles signalées, votre golf porte le badge Par, à partir de 10 Birdie, à partir de 25 Eagle, et vous pouvez intégrer le badge sur votre site web.

Qu’en est-il de la protection des données ?

Nous ne conservons que ce qui est nécessaire à la comparaison et à la restitution. Ce que nous conservons exactement et combien de temps figure dans la politique de confidentialité. Nous ne conservons jamais de données d’identité, seulement la case indiquant que vous en avez vu une.

Nous avons une question qui n’est pas ici.

Écrivez à [email protected] ou utilisez le chat d’aide en bas à droite. Une personne vous répond ; dans le chat, c’est d’abord un assistant.

Liste de contrôle

À imprimer et à cocher pendant la mise en place.

Golf inscrit avec l’adresse du secrétariat
E-mail de bienvenue avec le lien de signalement conservé
Lien de signalement ouvert sur chaque appareil du secrétariat
Ajouté à l’écran d’accueil du téléphone de service
Autocollant avec le lien du golf sur le bac
Mode d’emploi pour le secrétariat derrière le comptoir
Affiche sur le panneau d’affichage ou à l’entrée
Flyer dans le local des caddies ou le local à sacs
Cartes postales au comptoir ou au pro shop
Lien vers la page du golf sur le site web du golf
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Anciennes trouvailles du bac enregistrées
L’équipe connaît la routine : signaler, vérifier, pièce d’identité, Terminé

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